Soal E-mail, Banyak yang Lupa 4 Hal Ini

Flickr: Simon Adriaensen
Dunia internet telah menggantikan cara kita berkomunikasi. E-mail kini menjadi sarana penting dalam berkomunikasi secara formal, terkadang juga informal. Tak dapat juga dipungkuri, siapa anda bisa dinilai dengan bagaimana cara anda mengirim e-mail. Hindari kesalahan-kesalahan ini jika tak ingin dinilai tak profesional. Daftar ini lebih ditujukan untuk para teman-teman mahasiswa. Tetapi, bukan tidak mungkin menjadi pelajaran juga bagi teman-teman yang lain.    

1. Meng-copy file word ke Badan E-mail, bukan Lewat Attachment

Mahasiswa tahun awal kuliah sering melakukan kesalahan ini. Banyak terjadi saat mengirim tugas kuliah. Alih-alih melampirkan file-nya, si mahasiswa malah meng-copy file word dan mem-paste nya ke badan e-mail. Terkandang dosen maupun asistennya berbaik hati untuk meminta si mahasiswa mengirim lagi dengan cara yang benar. Namun, sebagian malah mengabaikan tugas tersebut dan si mahasiswa menerima nasib buruk ketika nilai diumumkan.

Sebaiknya, dalam mengirim e-mail seperti ini file-file tersebut dilampirkan (attachment). Jika file-nya terlalu besar, pada pengguna G-Mail bisa memanfaatkan Google Drive. Sedangkan Pengguna Yahoo (termasuk juga Gmail dan provider lainnya), bisa memanfaatkan Dropbox. 

2. Mengirim E-mail tanpa Subjek

Jika e-mail yang anda kirim ke orang yang kotak pesannya sepi, walaupun tanpa sabjek email anda mungkin masih besar kemungkinan dibaca si penerima. 

Namun, jika anda berurusan dengan orang yang super sibuk dan email nya dipenuhi dengan banyak hal. Jangan heran jika e-mail anda tidak dibaca. Apalagi untuk urusan profesional, sebaiknya masalah subjek ini tidak dianggap sepele. 

Terkadang e-mail tanpa subjek juga riskan dianggap spam. E-mail anda tidak akan masuk ke kotak pesan penerima, kemungkinan besar tidak akan dibaca. Jadi, pastikan anda menulis subjeknya sebelum menulis e-mail. 

3. Menggunakan E-mail Pribadi untuk Akun Social Media

Sebaiknya hal ini dihindari. Karena e-mail sosial media atau pun untuk mendaftar akun online lainnya biasanya selalu mengirimkan e-mail yang berisi info-info terbaru setiap harinya. Banyaknya e-mail yang masuk terkadang menyulitkan kita untuk memilih e-mail mana yang penting untuk dibaca terlebih dahulu. 

Apalagi bagi yang sering belanja online dan mendaftar di banyak website e-commerce. Walaupun sebenarnya anda bisa mengatur untuk mencegah website-website tersebut mengirimkan e-mail setiap harinya. Tapi, terkadang mempertahan e-mail ini memberikan keuntungan tersendiri. Khusus akun e-commerse, terkadang e-mailnya berisi diskon-diskon bombastis yang sayang jika dilewatkan. 

Saya sendiri memilih untuk membuat e-mail terpisah bagi keperluan akun online dan untuk berkomunikasi secara personal, baik untuk urusan pribadi maupun kebutuhan profesi saya. 

Membuat lebih dari satu akun juga tidak memerlukan biaya. Apalagi aplikasi e-mail client smartphone baik iOS maupun Android mendukung multi provider. 

Cara ini efektif dan membantu saya untuk tidak melewatkan pesan-pesan penting, terutama ketika saya berhari-hari keluar kota dan tidak bisa mengakses internet. 

4. Tidak Mencantumkan Signature

Mencantumkan signature ini menunjukkan profesionalitas kita. Terutama ketika berhubungan dengan pihak-pihak tertentu yang belum mengenal anda. Signature ini juga merupakan salah satu kunci sukses saya dalam membangun jaringan pertemanan dengan peneliti dari berbagai negara.




*Jika anda senang dengan tulisan-tulisan saya, atau ingin berdiskusi lebih mendalam bisa dengan men-follow Twitter @tikusnet dan like fan-page Tikus.Net. Subscribe e-mail anda pada kotak dibawah untuk terus mendapatkan update blog ini.
Soal E-mail, Banyak yang Lupa 4 Hal Ini Soal E-mail, Banyak yang Lupa 4 Hal Ini Reviewed by heru handika on Agustus 11, 2015 Rating: 5
Diberdayakan oleh Blogger.